BAB III
CARA KERJA PERANGKAT LUNAK
3.1 Gambaran Umum
Perangkat lunak penjualan yang akan dibuat mengikuti
prinsip sederhana penjualan, yaitu penjualan akan mengurangi stok barang. Untuk
menambah stok dan jenis barang, ditambahkan juga form pembelian barang,
sehingga aplikasi ini juga dapat menangani transaksi pembelian barang.
Berikut ini adalah skema gambaran umum proses input –
output dalam aplikasi penjualan
3.1.1 Proses Input
Yaitu proses
memasukkan data ke dalam program dan biasanya proses ini dilakukan oleh
operator (misalnya pramuniaga). Data-data yang dimasukkan pada proses ini
antara lain
1.
Data Transaksi Penjualan
Sebagian besar data ini didapat dari konsumen, misalnya
nama konsumen dan data barang yang dibeli.
2.
Data Retur
Data retur adalah data barang yang dikembalikan oleh
pelanggan.
3.
Data Barang
Data barang berupa kode, nama, dan harga barang dan
keterangan lain yang diperlukan.
4.
Data Pelanggan
Yaitu data konsumen perorangan/instansi yang menjadi
pelanggan. Dalam transaksi penjualan akan lebih mempermudah pencatatan jika
konsumen terdaftar sebagai pelanggan, sehingga tidak perlu lagi mengetik ulang
data konsumen.
3.1.2
Proses Pengelompokan, Penghitungan dan
Pembuatan Laporan
Proses ini dilakukan oleh operator program dan
otomatisasi program sendiri. Penjelasan proses ini adalah sebagai berikut
1.
Proses Pengelompokkan.
Operator program mengelompokkan transaksi dan membuka form
yang tepat, misalnya untuk transaksi penjualan operator akan membuka form
penjualan.
2.
Proses Penghitungan
Proses ini dilakukan oleh program, misalnya saat
operator mengisi form penjualan barang maka harga barang akan dihitung dan
ditampilkan secara otomatis. Begitu juga dengan stok barang akan langsung
dikurangi sesuai jumlah pembelian, dan itu dilakukan secara otomatis pula.
3.
Pembuatan Laporan
Operator memilih laporan apa yang akan dicetak, dan
program akan langsung mencetak sesuai dengan yang diminta oleh operator.
3.2 Cara Kerja Perangkat Lunak
Cara kerja perangkat lunak penjualan ini adalah
1.
Operator
memasukkan data-data transaksi yang dilakukan
2.
Program
menerima data-data tersebut dan melakukan proses sesuai dengan data-data
transaksi yang diterima
3.
Program
mencetak laporan yang dibutuhkan sesuai permintaan operator program.
3.2.1
Transaksi yang ditangani Perangkat
Lunak
Perangkat lunak penjualan diprogram untuk menangani
transaksi sebagai berikut :
1.
Transaksi Penjualan Barang
Desain form penjualan dibuat
lengkap dan mudah, sehingga operator program dapat mencatat data-data transaksi
yang diperlukan dengan lengkap dan cepat. Total pembayaran juga langsung
dihitung otomatis oleh program dan operator dapat langsung mencetak notanya.
Program juga secara otomatis akan langsung mengurangi jumlah stok sesuai dengan
penjualan.
2.
Transaksi Retur Penjualan
Transaksi retur berarti
pengembalian barang karena kondisi barang tidak sesuai dengan perjanjian.
Dengan demikian, maka retur penjualan adalah pengembalian barang oleh konsumen
karena kondisi barang cacat atau tidak sesuai perjanjian. Retur penjualan
diproses oleh program berupa pembatalan, pengurangan atau perubahan jumlah stok
akibat transaksi penjualan yang sebelumnya dilakukan.
3.2.2
Laporan yang dihasilkan
Program penjualan ini dapat mencetak informasi berupa laporan
sebagai berikut
1.
Laporan Transaksi Penjualan
Agar menghasilkan informasi yang
aktual dan sesuai kebutuhan, laporan transaksi penjualan dapat dicetak
berdasarkan
a.
Nomor Transaksi
b.
Tanggal transaksi
c.
Kode pelanggan
Format kedua laporan dapat dipilih
dalam dua tampilan, yaitu
a.
Tampilan ringkas (summary).
Menyajikan
laporan transaksi hanya jumlah keseluruhan.
b.
Tampilan detail
Menyajikan
laporan transaksi secara lengkap, dan menyertakan data item barang setiap transaksi yang
dicatat.
2.
Faktur penjualan
Faktur ini dicetak dan diberikan
kepada konsumen dan dicetak setelah transaksi selesai dilakukan.
3.
Daftar Barang
Daftar barang dapat dicetak
berdasarkan :
a.
Kode barang
b.
Tipe barang